Spesen erfassen —
KI erledigt den Rest.
Belege fotografieren, hochladen — fertig. Abacus Spesenmanagement liest Belege mit Künstlicher Intelligenz automatisch aus, schlägt Buchungskonten vor und überträgt alles direkt in die Finanzbuchhaltung. Papierlos, revisionssicher, zeitsparend.
Von der Kasse direkt in die Buchhaltung.
Acht Bausteine, die deinen Spesenprozess vom ersten Foto bis zur sauberen Verbuchung digital, schnell und revisionssicher machen.
KI-Belegerfassung
Beleg fotografieren — fertig. Datum, Betrag, Währung, Händler und MWST werden automatisch erkannt. Keine manuelle Eingabe, lernt mit jedem Beleg dazu.
Mobile App
iOS- und Android-App, Abaclik. Belege sofort erfassen, Push-Benachrichtigungen, Mehrfacherfassung möglich — überall und jederzeit.
Genehmigungsworkflows
Digitale Spesenrapporte mit Prüfung per App oder Browser, Genehmigung standortunabhängig, Rückfragen direkt im Rapport, vollständiger Audit-Trail.
Kategorisierung & Konten
Automatische Kontovorschläge, lernende Spesenkategorien, Kostenstellen-Zuordnung und individuelle Regeln — immer präziser durch KI.
Kreditkarten-Import
Zahlungen von Firmenkreditkarten direkt importieren und automatisch mit erfassten Belegen abgleichen.
MWST-Vorsteuer
MWST automatisch ausgelesen und korrekt verbucht — konform mit ESTV-Vorgaben, Effektiv- und Saldomethode, Auslandsbelege korrekt behandelt.
Revisionssichere Archivierung
Gesetzeskonform archiviert — Papierbelege dürfen vernichtet werden. Langzeit-Speicherung, suchbar und filterbar, Export jederzeit möglich.
Integration Finanzen
Direkte Verbuchung in Abacus ERP/Lohn — kein Export, kein Import, keine manuelle Übertragung. Kostenstellen und MWST-Codes werden korrekt gesetzt.
In wenigen Wochen papierlos.
Spesenmanagement ist eines der schnellsten Module bei der Einführung — vom Konzept bis zum produktiven Betrieb in vier strukturierten Schritten.
Spesenprozesse, Kategorien, Genehmigungsstufen und Kreditkarten-Situation werden aufgenommen.
Spesentypen, Buchungskonten, MWST-Codes und Genehmigungsworkflows werden eingerichtet.
Mitarbeitende werden per kurzer Schulung in die App eingeführt — intuitiv, in unter 30 Minuten.
Erste Spesenrapporte begleitet. KI wird trainiert und Workflows bei Bedarf angepasst.
Häufige Fragen.
Ja — wenn die digitale Archivierung den gesetzlichen Anforderungen an die Revisionssicherheit entspricht, dürfen Papierbelege in der Schweiz nach dem Scan vernichtet werden. Abacus Spesenmanagement erfüllt diese Anforderungen. Wir empfehlen eine kurze Prüfung mit deinem Treuhänder (zum Glück haben wir einen im Haus).
Die KI-Erkennung funktioniert am besten mit gedruckten Belegen und Quittungen. Bei handgeschriebenen Belegen kann eine manuelle Korrektur nötig sein. In der Praxis sind die meisten Belege maschinell lesbar.
Ja — Firmenkreditkarten-Abrechnungen von Cornercard und Viseca können direkt importiert und automatisch mit den erfassten Belegen abgeglichen werden. Das eliminiert doppelte Arbeit komplett.
Das Spesenmanagement ist eines der schnellsten Module bei der Einführung. Je nach Grösse des Unternehmens und Anzahl Nutzer ist ein Go-live innerhalb von 2–4 Wochen realistisch.